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【技巧】工作邮件应该这样写

2015-11-03 13:21:10 57395

  

  伴随着微博、微信等各类社交媒体的兴起,邮件这种沟通方式看起来已经落伍,「邮件将死」等各类言论也不绝于耳。然而事实真的如此吗?市场研究公司 The Radicati Group 一份报告显示 2015 年,全球将有 26 亿人使用邮件。到 2019 年底,这一数字将达到 29 亿以上。

  尽管邮件用户量如此庞大,但不是所有人都能高效地利用邮件,以下就将介绍使用邮件常见的误区。

  误区一:有些事情还是当面说比较好

  在敲键盘之前,停下来想想你接下来写的内容是情绪化的还是理性化的。如果这封邮件会引起情绪上的波动,那么邮件这种方式并不适合。因为很多情感并不能通过邮件文字形式准确传达。

  误区二:邮件主题含糊不清

  收件方收到邮件时,首先映入眼帘的就是主题,如果主题不能引起收件人的注意,那么对方有什么理由点开它?主题应该点明邮件意图,如果是他们转发的,在主题中写出来。

  误区三:抄送太多人 滥用「回复所有

  工作团队应该建立一套共同的准则,哪些人应该回邮件。比如,位于「收件人」一栏的人可以自主决定是否需要回复,而位于「抄送」一栏的人完全没必要回复。还有回复,慎点「回复所有」,除非非常有必要。

  误区四:不打招呼,直切主题

  如果在邮件的开头没有基本的礼貌用语,那么就为整封邮件设下了不好的基调,尤其是与公司以外的人打交道,首次邮件一定要礼貌,熟络之后就随意。

  误区五:不检查病句和错别字

  这个问题虽小,但是很能反映发件人的态度。如果连最基本的语句和汉子都不能写对,那么他人就无法对你的工作态度报以百分百的信任。

  误区六:邮件长篇大论

  邮件不是你写长篇小说的地方。一到两个自然段足够,将最最重要的信息写出来即可。如果这封邮件确实要覆盖较多的信息,那么最好把字号调大一点,分条明晰地列出来。如果你做不到,那么放弃邮件吧。

  误区七:写清楚有何请求

  对方没有那个闲工夫去解读你字里行间的意义,在邮件中写清楚这封邮件的目的是什么,需要对方为你做哪些事情,千万不要含糊不清!

  误区八:切忌踢皮球

  如果同一封邮件来来回回三四次了,但是问题还是没能解决,那么果断通电话或者面谈,说不定十分钟就搞定了!

【编辑:三昆】
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